По мнению Федерального казначейства, инвентаризация позволяет сверить, как в учреждении соблюдают правила и условия хранения материальных ценностей и денежных средств, а также как ведут складское хозяйство, содержат и эксплуатируют машины, оборудование, другие активы учреждения. Это следует из Методических рекомендаций по осуществлению проверок законности отдельных финансовых и хозяйственных операций, утвержденных Казначейством России 31.12.2019.
Роль инвентаризации в учете — выявить соответствия или несоответствия между данными бухучета и фактическим состоянием дел по объектам имущества и обязательствам. То есть инвентаризация должна отвечать на вопросы не только экономического характера, но и соответствовать процессуальным законодательным процедурам.
Правило 1. Минимизировать риски и не нарушить правила учета из-за кризиса
Если хотя бы один член комиссии отсутствует, результаты инвентаризации могут признать недействительными (абзц. 4 п. 2.3 указаний, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49). Поэтому необходимо следить, чтобы все члены комиссии присутствовали на проверке (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 17.05.2018 № 09АП-14783/2018, 09АП-18865/2018 по делу № А40-168374/17). А как показывает практика, работники, ссылаясь на занятость по служебным делам, часто игнорируют необходимость присутствовать в комиссии.
Отражение в бухгалтерской отчетности и учете результатов инвентаризации осуществляется на основании инвентаризационных описей, ведомости расхождений по итогам инвентаризации (ф. 0504092), акта о результатах инвентаризации в учреждении (ф. 0504835) и иных документов, предусмотренных для этих целей учетной политикой учреждения.
Имущество, не соответствующее критериям признания его активом
Исходя из расчетов остаточная стоимость снегоуборщика превышает его справедливую стоимость ((500 000 — 100 000) руб. > 250 000 руб.). Следовательно, учреждение признает убытки от его обесценения в сумме 150 000 руб. ((500 000 — 100 000) руб. — 250 000 руб.).
Обесценение активов.
[3] Инструкция по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утв. Приказом Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н.
Условия примера 2: казенное учреждение приобретает у коммерческой организации неисключительные права пользования программным обеспечением сроком на 3 года (36 мес.) стоимостью 108 000,00 руб. Платеж осуществляется единовременно на всю сумму договора. Также приобретаются у физического лица услуги по установке и настройке программного обеспечения стоимостью 18 000,00 руб., которые включаются в первоначальную стоимость объекта нематериальных активов. Первоначальная стоимость объекта составит 126 000,00 руб.
3. Согласно положениям Инструкций №№ 162н, 174н, 183н начисление амортизации на объекты учета права пользования нематериальными активами (неисключительными правами) отражается по дебету счетов 0 401 20 226 «Расходы по прочим работам, услугам», 0 109 00 226 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг».
На каких счетах учитывать нематериальные активы?
Группировка по видам имущества, обозначаемым буквами N, R, I или D, соответствует подразделам классификации, установленным ОКОФ *(3) (п. 67 Инструкции № 157н, письмо Минфина России от 17.09.2020 № 02-07-10/81813). А именно, ОКОФ предусматривает следующие группы объектов интеллектуальной собственности (код ОКОФ 700):
Решение о согласовании списания имущества оформляется в форме приказа (распоряжения) органа, осуществляющего координацию деятельности учреждения. Копия этого документа, заверенная в установленном порядке, направляется в учреждение. На основании полученного приказа (распоряжения) составляется приказ руководителя учреждения на списание имущества с баланса. Датой списания имущества с учета будет считаться дата утверждения акта о списании руководителем учреждения.
В целях согласования решения о списании федерального имущества руководитель учреждения направляет (сопроводительным письмом, содержащим полное наименование учреждения) в федеральный орган исполнительной власти, в ведении которого находится, следующие документы (п. 1, 2 Порядка № 96/30н):
Согласуем списание имущества
До утверждения в установленном порядке акта о списании реализация мероприятий по разборке, демонтажу, извлечению деталей, узлов, пригодных для использования, уничтожению или утилизации имущества не допускается.
Все задачи в обязательном порядке должны быть осуществлены, поскольку они являются важными этапами в формировании результатов, а потому пропуск или неправильное осуществление одной из них влечет за собой формирование неверной итоговой информации. При этом ответственными за результирующие показатели инвентаризации считаются все сотрудники, которых касается данное мероприятие, будь то руководитель бюджетного учреждения, председатель или члены инвентаризационной комиссии, сотрудники бухгалтерии или материально-ответственные лица.
Подготовка к проверке в бюджетном учреждении
Вопрос №4. При инвентаризации выявлена недостача, и виновный сотрудник согласился, чтобы ее удерживали из его заработной платы. В каком размере мы имеем право производить удержания? Можно ли удержать сразу всю сумму, если размер зарплаты позволяет?
Оформление результатов инвентаризации
Председатель инвентаризационной комиссии перед непосредственным осуществлением мероприятия обязан проставить свою подпись на всех приходных и расходных документах, которые прикладываются к отчетам материально-ответственных лиц в качестве доказательства правомерности проведения операции.
[8] Приказ минздрава Пензенской области от 26.11.2013 № 503 «Об утверждении Перечня видов особо ценного движимого имущества государственных бюджетных учреждений Пензенской области, функции и полномочия учредителя в отношении которых осуществляет министерство здравоохранения Пензенской области».
Порядок согласования бюджетным учреждением с собственником имущества правил распоряжения имуществом обычно устанавливается в нормативных правовых актах, утвержденных конкретным собственником имущества. Для примера рассмотрим соответствующие правила, определенные для федеральных учреждений здравоохранения [18] .
Особо ценное движимое имущество.
3. Для списания имущества в учреждении создается комиссия, в состав которой входят главный бухгалтер (его заместитель), материально ответственное лицо в отношении объекта списания, представитель республиканского органа, управляющего госимуществом, представитель учредителя.
Бюджетные организации вправе самостоятельно распоряжаться только движимым имуществом, приобретенным за счет собственных средств. Автономная организация, помимо движимых ОС, купленных за счет предпринимательской деятельности, может распоряжаться и недвижимостью, приобретенной за счет собственных активов.
Правила распоряжения имуществом
- Контроль над имущественными активами с момента поступления их в распоряжение предприятия, например с момента покупки до момента их полного выбытия (списания) с бухгалтерского учета. Задача реализуется путем проведения систематической инвентаризации.
- Своевременное исчисление материального износа в денежном выражении. Достоверное отражение операций в бухучете.
- Получать достоверную информацию об имущественном положении экономического субъекта для составления достоверной финансовой и налоговой отчетностей.
- Исчисление и уплата фискальных платежей в государственный бюджет в части налогообложения имущества организации.
- Контроль над эффективным использованием средств, направленных на реконструкцию, модернизацию и ремонт ОС компании.
- Надзор за эффективной эксплуатацией объектов в производственном цикле или основных видах деятельности.
Значение процедуры списания
Собственником нефинансовых активов учреждений бюджетной сферы является государство. По п. 9 ст. 9.2 закона № 7-ФЗ от 12.01.1996, основные фонды бюджетных учреждений закрепляются за ними на праве оперативного управления. Различают следующие виды бюджетного имущества:
Передача имущества между учреждениями одного собственника оформляется приказом о передаче имущества. Зачастую приказ издается собственником (например, приказ Рособразования «О реорганизации Федерального государственного научного учреждения «Республиканский государственный центр многокомпонентных информационных компьютерных сред…»» от 23.08.2006 № 847). Конкретная процедура передачи прописывается учредителем, в приказах и регламентах госоргана.
Порядок передачи имущества учреждению
Поэтому, например, при продаже особо ценного движимого имущества бюджетного учреждения или передаче бюджетным учреждением такого имущества в безвозмездное пользование нужно заручиться согласием собственника.
На каком праве за бюджетным учреждением закрепляется имущество
Согласно п. 6 ст. 9.2 закона № 7-ФЗ БУ получают субсидии из бюджетов как финансовое обеспечение выполнения государственных (муниципальных) заданий. Финансовое обеспечение производится с учетом расходов на содержание вещей. Если учреждение сдало в аренду недвижимое или особо ценное движимое имущество, то учредитель не будет осуществлять финансовое обеспечение содержания такого имущества.
Такое имущество нужно учитывать в качестве товаров или готовой продукции. Это следует из пп. «в» п. 4 ПБУ 6/01 и п. 2 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов». Инвентаризацию такого имущества обязательно проводить ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (п. 1.5 Методических указаний по инвентаризации, п. 27 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности).
Его инвентаризацию проводят в порядке, действующем для запасов.
2) Фактическое наличие объектов основных средств, которые на момент проведения инвентаризации находятся вне организации или в труднодоступных местах (морские и речные суда в рейсе, железнодорожный подвижной состав и автомобили в пути, переданное в ремонт или находящееся в составе сложных объектов оборудование и др.), по возможности проверяйте до момента их временного выбытия (установки) (п. 3.5 Методических указаний по инвентаризации). Если объекты временно выбыли или установлены до проведения инвентаризации, проводите проверку на основе документов (п. 22 Рекомендации Р-46/2013-ОК Нефтегаз «Насосно-компрессорные трубы»).
Проведение инвентаризации основных средств
3) Проверьте и внесите в описи актуальные данные индивидуально по каждому объекту ОС: наименование, прямое назначение, инвентарный номер и основные характеристики (п. п. 3.2, 3.36 Методических указаний по инвентаризации).
Инструкция № 157н диктует строгое правило: объекты недвижимости принимать и снимать с учета можно только на основании первичных форм с обязательным приложением регистрационных документов (свидетельства о регистрации права собственности или права оперативного управления (выписка из ЕГРП). А значит, принимая здание или помещение к учету, руководитель учреждения и бухгалтер прежде всего уточняют условия передачи имущества (аренда, хранение и пр.). Эти условия должны быть где-то зафиксированы: в отдельном письме или в акте приема-передачи собственник указывает, что до регистрации права оперативного управления недвижимость переходит в безвозмездное пользование учреждению. Когда статус объекта уже уточнен, бухгалтерия может применять соответствующую норму Инструкции № 157н.
Группы объектов недвижимости по их назначению определяет Общероссийский классификатор основных фондов (ОКОФ). Предназначенные для проживания человека здания/помещения разных типов считаются жилыми. Нежилые объекты — это административные, промышленные, обслуживающие здания, в том числе гаражи и складские помещения. В этом бюджетный учет ничем не отличается от учета в коммерческих предприятиях.
Как определить объект основного средства
При поступлении объектов недвижимости руководитель или уполномоченный им сотрудник подписывает форму 0306030 «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», к которой присоединяются документы о государственной регистрации прав. Если речь идет о перемещении объекта от одного материально ответственного лица другому в рамках одно и того же учреждения — форму 0306032 «Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств».
- перечень имеющегося в пользовании предприятия особо ценного имущества;
- выписка из федерального имущественного реестра относительно конкретной собственности;
- карта инвентаризации учета объектов основных средств, ее копия;
- договор сделки, который относится к ОЦДИ, в нем должны быть указаны цена контракта и сроки исполнения обязательств;
- описательный характер необходимости получения распоряжения ценностями особого характера;
- записка с пояснениями, в которой должна содержаться информация о том, насколько будет целесообразным данное распоряжение имуществом и что в конечном итоге это принесет для общей деятельности организации;
- отчетность по бухгалтерии за предыдущий год, имеются в виду прошедшие периоды прошлого года (представляются копии отчетов);
- при наличии кредиторской либо дебиторской задолженностей — ксерокопии сведений о них, указаны должны быть суммы задолженностей, сроки исполнения обязательств и сами должники.
Чтобы такое разрешение на распоряжение ОЦДИ получить, потребуется составить заявление (делать это можно в произвольном формате, установленной формы не существует). Делает это руководитель предприятия либо же лицо, его замещающее, также свою подпись должен поставить и главный бухгалтер организации.
Бухгалтерский учет ОЦДИ и прочего имущества
- ОЦДИ в бюджетном учреждении будет закреплено за предприятием на условиях оперативного управления;
- в роли собственника такого имущества будет выступать непосредственно государство, отдельный субъект страны либо же муниципалитет;
- самостоятельно бюджетная организация не имеет права распоряжаться особо ценным имуществом, для этого потребуется разрешение собственника, который определил право пользования имуществом конкретной организации;
- бюджетные организации должны отвечать по всем обязательствам относительно управления имуществом, относиться сюда не будет то, которое закреплено собственником.
- казенные учреждения полностью лишены прав распоряжаться каким-либо имуществом без соответствующего разрешения от собственника (учредителя, вышестоящего распорядителя, органа, осуществляющего функции и полномочия учредителя);
- бюджетное и(или) автономное учреждение не вправе распоряжаться недвижимостью, а также особо ценным имуществом, приобретенным за счет бюджетных средств либо закрепленным за организацией распоряжением собственника.
Правила распоряжения имуществом
Бюджетные организации вправе самостоятельно распоряжаться только движимым имуществом, приобретенным за счет собственных средств. Автономная организация, помимо движимых ОС, купленных за счет предпринимательской деятельности, может распоряжаться и недвижимостью, приобретенной за счет собственных активов.
Виды бюджетного имущества
- Определить, по какой причине конкретный объект имущества может быть снят с бухгалтерского учета учреждения.
- Решить, могут ли отдельные части списываемого ОС использоваться в деятельности в качестве материалов, запчастей.
- Обозначить наличие драгоценных металлов или иных дорогостоящих узлов и деталей, которые могут быть реализованы предприятием.
- Проконтролировать изъятие деталей, частей и узлов, которые могут быть использованы или реализованы.
- Составление результативного протокола, в котором отражены обозначенные позиции.
Также отметим: хотя в федеральном законодательстве не существует определения понятия «распоряжение имуществом», по общему правилу под этим распоряжением понимается продажа имущества, сдача его в аренду или безвозмездное пользование, использование в качестве залога (например, при получении банковского кредита).
Какое имущество учредитель может отнести к особо ценному?
В результате появления у бюджетного учреждения новых имущественных объектов в перечни особо ценного движимого имущества могут вноситься изменения. Иными словами, собственник имущества, которое приобретается бюджетным учреждением, может «добавлять» его в перечень особо ценного движимого. Например, в июле 2016 года администрация г. Шахты Ростовской области внесла в соответствующий перечень такой имущественный объект, как теневой навес с балансовой стоимостью 1,5 млн руб., закрепив его за муниципальным дошкольным образовательным учреждением «Детский сад № 37» [12] .
Согласование распоряжения имуществом с собственником.
На первом этапе учреждение должно направить в департамент имущественного комплекса министерства перечень особо ценного движимого имущества, которым учреждение планирует распорядиться, с указанием цели использования данного имущества; обоснование целесообразности распоряжения имуществом; технико-экономическое обоснование; отчет об оценке рыночной стоимости имущества (оценка должна быть проведена не ранее, чем за три месяца до предоставления отчета); сведения о кредиторской и дебиторской задолженности.
