Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.
Инвентарный номер и особенности его применения
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Структура инвентарного номера
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Инвентарный номер должен отвечать только двум требованиям: быть уникальным и последовательным (п. 46 Инструкции № 157н). Структуру номера и как вы его будете формировать пропишите в учетной политике. Вы можете включить в номер общую информацию об основном средстве:*
Инвентарный номер
Все права защищены. Полное или частичное копирование материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции журнала «Учет в учреждении».
Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.
Инвентарный объект и его номер
В приведенном в статье материале определены объекты нефинансовых активов, которым следует присваивать инвентарные номера, предложена структура их формирования, применение которой рассмотрено на примере.
Присвоенные объектам нефинансовых активов инвентарные номера надо указывать в инвентарных карточках учета основных средств (ф. 0504031), инвентарных карточках группового учета основных средств (ф. 0504032) (п. п. 54, 68, 82 Инструкции N 157н). Кроме того, их нужно отражать в инвентаризационных описях при проведении в учреждении инвентаризации.
5.4.8. Сведения о хранении зданий эксплуатирующие организации должны фиксировать в формуляре, находящемся в составе инструкции по эксплуатации, в котором указывают инвентарный номер, комплектность, дату начала и снятия здания с хранения.
3.2. Контейнерные здания должны поставляться потребителю полностью укомплектованными инженерными системами, мебелью, технологическим оборудованием, специальным инструментом, запасными частями, запасными герметизирующими прокладками для окон и дверей, другими изделиями и должны быть готовыми к эксплуатации.
3. КОМПЛЕКТНОСТЬ
2.2.2. Жесткие и неразъемные узлы в зданиях следует выполнять преимущественно сварными, а разъемные жесткие стыки — с помощью самозамыкающихся устройств, в которых для увеличения жесткости следует применять обычные и высокопрочные болты.
Грамотный и правильно организованный бухгалтерский учет на предприятии позволяет в любой момент узнать о состоянии материального и финансового положения организации. Материальная часть собственности — это основные средства хозяйственной структуры. Необходим строгий контроль над использованием этих средств, их перемещением, сохранностью. Для этого служат инвентарные номера основных средств, которые присваиваются каждому объекту ОС. Мы постараемся кратко объяснить, что такое инвентарный номер и как присвоить инвентарный номер основному средству.
Например, можно установить в организации правило, что на машины и оборудование инвентарный номер всегда наносится рядом с заводским (удобно искать; это место защищено от вредных воздействий). А на шкафы и тумбочки, имеющие дверцы, — внутри, на верхнем внутреннем углу левой дверцы (удобно наносить; меньше шансов повредить при пользовании и уборке; виден при любой перестановке). По той же логике на столах номер лучше располагать на внутренней части ножки или на боковой панели.
Присвоение инвентарных номеров основным средствам
Для того, чтобы правильно присвоить инвентарный номер основному средству и чтобы в дальнейшем легче было его находить по инвентарному номеру, может быть выбран следующая последовательность цифр в номере:
Заполняет и подписывает документы бухгалтер. Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону. Последний способ уместно использовать в крупных организациях с широкой филиальной сетью.
Законодательством не предусмотрен особый порядок присвоения номеров. Организация вправе самостоятельно разрабатывать этот регламент. Процедура прописывается в Учётной политике предприятия или другом акте.
Общие правила составления
Основные средства могут использоваться в работе только после принятия их к бухучёту. Единица такого учёта — инвентарный объект. Чтобы следить за сохранностью предметов, их использованием и состоянием, им присваивают номера.
Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.
Выбирая сведения, которые нужно закодировать в номере, надо помнить, что слишком сложная и (или) избыточная структура инвентарного номера неудобна для работы. Соответственно в номер нужно включать только те критерии, которые реально будут использоваться в работе. Ну и, конечно, составляя номер, нужно учитывать возможности применяемых в компании программных средств: смогут ли они поддерживать все «закодированные» в номере критерии.
Требования к номерам
Какие же именно сведения можно и нужно «закодировать» в инвентарном номере? Например, в нем можно отразить счет учета; номер амортизационной группы; код по ОКОФ; период принятия к учету (год, месяц); подразделение (филиал) или здание (корпус), в котором будет использоваться объект. То есть, по своей сути инвентарный номер может быть похож на ВИН автомобиля, в котором также зашифровывается вся информация, начиная от места и года выпуска и заканчивая комплектацией. И опять же по аналогии с автопромом, инвентарный номер может состоять не только из цифр, но и из букв. Например, буквами можно кодировать период принятия к учету, либо место расположения объекта.
Сделать это можно несколькими способами. Например, добавить соответствующий раздел в учетную политику организации, или сделать приложение к ней. Однако мы не рекомендуем использовать такой вариант, т.к. учетная политика подчиняется особым правилам в части внесения изменений и корректив (п. 6 и 7 ст. 8 закона о бухучете). Поэтому вносить в нее дополнительные положения не стоит, дабы не лишать себя свободы маневра.
Ниже рассмотрена схема формирования номера счета бухучета в бюджетной организации, а также расшифрованы на примере коды разрядов. Подробную расшифровку разрядов также можно найти в п. 21 инструкции к плану счетов (приказ № 157н), в таблице плана счетов бюджетного учета и в п. 2 инструкции к нему (приказ № 162н).
Учет основных средств при поступлении в бюджетные учреждения
Для организации бюджетного учета и обеспечения контроля сохранности основных средств и нематериальных активов инвентарному объекту должен присваиваться при принятии их к бюджетному учету соответствующий инвентарный номер.
Когда инвентарный объект имеет несколько частей, имеющих разный срок полезного использования и учитывающихся как отдельные инвентарные объекты, каждой части присваивается отдельный инвентарный номер.
Если по объекту, состоящему из нескольких частей, установлен общий для объектов срок полезного использования, указанный объект числится за одним инвентарным номером.
Инвентарный номер, присвоенный инвентарному объекту основных средств, сохраняется за ним на весь период его нахождения в учреждении.
Инвентарные номера выбывших инвентарных объектов основных средств нельзя присваивать вновь принятым к бухгалтерскому учету объектам в течение пяти лет по окончании года выбытия.
Каждому объекту, кроме перечисленных ниже, присваивается уникальный инвентарный порядковый номер, который состоит из десяти знаков, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации.
Инвентарные номера не присваиваются:
— объектам основных средств стоимостью до 1 000 руб. включительно;
—·объектам библиотечного фонда независимо от стоимости;
—·объектам, условия эксплуатации которых не позволяют наносить на них инвентарный номер.
— Арендованные объекты могут учитываться по инвентарным номерам арендодателя.
Основным документом, который определяет порядок проведения инвентаризации являются Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49. В них же содержатся формы по учету результатов инвентаризации, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (в ред. от 27.03.2000).
Кадастровый номер – это уникальный, индивидуальный, не повторяющийся на территории РФ и во времени набор цифр. Присваивается он в процессе инвентаризации. В переводе с французского кадастр (cadaster) – это обновляемая информация об объекте, приведенная в единую систему. Указанный набор цифр сохраняется и не изменяется в течение всего периода регистрации права в административных территориальных границах. Проверить кадастровый номер можно, запросив выписку из ЕГРП. В сведениях указывается индивидуальные присвоенные цифры земельного участка, на котором располагается сооружение или здание. В информации присутствует и инвентарный номер. В сведениях о помещении в каком-либо здании или сооружении, присутствует номер самого здания или сооружения, а также инвентарный номер самого помещения. Инвентаризация представляет собой процесс технического учета элементов, расположенных на земельном участке или в здании/сооружении.
Ведомость помещений
Присвоение номера в бухгалтерской программе требует внимательного внесения исходных данных. Ошибкой будет использование номера из 8 знаков, если в учётной политике предусмотрена шестизначная нумерация. В компьютерной программе инвентарный номер указывается отдельной колонкой, что облегчает поиск объекта среди однотипных основных средств. К примеру, в учёте числятся 5 компьютерных столов. У каждой позиции будет свой номер. Не будет 5 одинаковых столов под одним номером. Пример заполнения ведомости основных средств с указанием инвентарных номеров.
- Расхождения с принятой учетной политикой: произвольное изменение длины номера, включение в него буквенных обозначений либо, наоборот, их игнорирование на практике.
- Нанесение номера способом, не обеспечивающим его сохранность во все время эксплуатации объекта: непрочным красителем, наклеиванием этикеток и т.д.
- Непроставление инвентарного номера по причине якобы невозможности его проставить. Действительно, инструкция 157н позволяет не проставлять физически этот номер, а лишь заносить его в регистры БУ при соответствующих условиях. Однако, если контрольная комиссия при этом обнаружит, что нанесение на самом деле было возможно, у организации могут возникнуть проблемы.
- Нанесение инвентарного номера на объекты произвольно, без необходимости. Пример: нумерация объекта стоимостью менее 3000 руб.
Главное
Заполняет и подписывает документы бухгалтер. Номера могут присваиваться с помощью компьютерных программ. Это может быть простая последовательная нумерация или определение кода по шаблону. Последний способ уместно использовать в крупных организациях с широкой филиальной сетью.
Примеры и образцы
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.
Как присвоить инвентарный номер
Важным аспектом контролирующих функций в бухгалтерии является присвоение инвентарных номеров объектам имущества. Делается это для того, чтобы облегчить учет и избежать путаницы, которая непременно возникнет, будь у компании чуть больше сотни непронумерованных объектов. Каким именно имущественным группам присваиваются инвентарные номера, и как это сделать – тема настоящей публикации.
СПРАВКА! За подготовку технического паспорта на дом несёт ответственность застройщик. До ввода в эксплуатацию он может отказать в заявке на получение копии, однако после ввода здания паспорт должен быть передан в товарищество собственников жилья.
Где посмотреть технический паспорт многоквартирного дома и как происходит внесение изменений в него
За первичную инвентаризацию объектов недвижимости отвечает БТИ. Техническая инвентаризация позволяет охарактеризовать все особенности объекта недвижимости, выделяющие его из класса подобных объектов. Процедура платная, требующая некоторого времени, обычно не менее 20 рабочих дней. Ее выполняют по предусмотренной местным законодательством стоимости, за ускорение работ взимается доплата.
Инвентарный номер объекта недвижимости
С заявлением на получение технического паспорта надо обращаться к управляющей компании здания. У них обязательно должна храниться копия. Также можно обратиться к застройщику, если он ещё существует. Ещё одна инстанция, которая хранит техпаспорт дома – это местная администрация. Они обязаны его хранить бессрочно в архивах учреждения.
Комментарий эксперта. До 2013 года Бюро технической инвентаризации выполняли обследования и оформляли техпаспорта на основании Постановления Правительства № 921 «О государственном техническом учете и технической инвентаризации в РФ». В 2013 году этот нормативный акт был отменен, так как основной формой государственного контроля за недвижимостью стал кадастровый учет. Сейчас заказать инвентаризацию можно не только в БТИ, но и в других коммерческих организациях, предлагающих такие услуги. Основным руководящим документом для проведения техинвентаризации является Инструкция, утвержденная Приказом Земстроя РФ № 37 (скачать).
- при образовании нового объекта кап. строительства проводится первичная инвентаризация – она предусматривает обмеры, подготовку абрисов на здание и все его помещения, заполнение техпаспортов, поэтажных планов и экспликаций;
- сведения о проведенных обмерах и инвентаризации включаются в инвентарное дело – из него можно получать справки, поэтажные планы, выписки, техпаспорта;
- после изменений в характеристиках объекта (перепланировка, реконструкция), проводится внеплановая инвентаризация, обновляются сведения техпаспорта.
Техническая инвентаризация в 2020 году
Для квартир и нежилых помещений содержание техплана отличается. В нем описывается техническое состояние обследуемых помещений, тогда как эксплуатационные и архитектурно-планировочные показатели здания не указываются.
Пример. Казенным учреждением приобретен принтер. Принтер принят к бухгалтерскому учету в качестве основного средства и выдан в подразделение, которому присвоен код 15. Последний инвентарный номер, присвоенный объектам основных средств, — 156 (для номера отведено 6 знаков).
Что при этом следует понимать под инвентарным объектом основных средств? Согласно п. 45 инвентарным объектом основных средств является объект со всеми приспособлениями и принадлежностями, отдельный конструктивно обособленный предмет, обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов.
Виды нефинансовых активов, которым присваиваются инвентарные номера
Особых требований к формированию инвентарных номеров ни в Инструкции N 157н, ни в Инструкции N 162н не содержится. Поэтому учреждения должны самостоятельно разработать порядок формирования инвентарных номеров и отразить данные правила в учетной политике.
