Вторая Печать В Организации Ждя Клиентов

Команда юристов — Юрлидрус пишет для Вас. Мы рассказываем наш опыт, которого у нас более 35 лет, что позволяет давать правильные ответы на все, что может потребоваться в различных аспектах жизни и сейчас рассмотрим — Вторая Печать В Организации Ждя Клиентов. Если все же для ответа на Ваш вопрос требуется быстрый ответ в вашем городе, то лучше воспользоваться консультантом на сайте. Но лучше спросить в комментариях.

Внимание, данные могут быстро устаревать, законы очень быстро обновляются и постоянно дополняются, поэтому подписывайтесь на нас в социальных сетях, чтобы быть в курсе всех обновлений материала.

Нет, не обязательно. Ставить печать в договоре с контрагентами нужно, только если это прямо предусмотрено договором (п. 1 ст. 160 ГК РФ). Поэтому, если одна из сторон отказалась от круглой печати, просто проследите, чтобы из договора убрали требование ее проставлять.

Раньше, до апреля 2015 г., если на документах не было печати, последствия в этом случае могли быть печальными. При возникновении спора с контрагентом или с контролирующим органом. Документ, оформленный без печати, мог быть признан недействительным. Поэтому некоторые бухгалтера ставили оттиск печати на всех документах. Даже на тех, в которых оттиск не нужен.

Печать организации когда нужно ставить ( документы в ФНС, договора с контрагентами и т.д. )

Согласно Информации ФСС от 10.06.2015 отсутствие на расчете по страховым взносам круглой печати организации не может служить основанием для отказа в приеме отчетности. Кроме того, сотрудники ФСС не вправе требовать от организаций заверять печатью исправления в расчете 4-ФСС и заявление о зачете (возврате) излишне уплаченных (взысканных) сумм страховых взносов, пеней и штрафов.

6. Штампы — ручные печатные формы (клише) с определенным текстом, предназначенные для производства оттисков при составлении документов (в такой оттиск обычно вносятся соответствующие письменные дополнения: номер документа, дата его выдачи и т.д.).

Грамотный учет печатей, штампов подразумевает и их грамотное уничтожение. Изношенную или сломанную печать нельзя выбросить в мусорную корзину, особенно не поставив в известность ответственную службу. В последнюю стекаются все ненужные или пришедшие в негодность печати, штампы для последующего уничтожения. Это фиксируется в Журнале учета печатей и штампов (см. в Примере 5 графы о возврате печати в административно-хозяйственную службу (АХС), они заполнены в строке 24).

Образец регламента о печатях и штампах

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы. Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Внедрение в организации аутсорсинга печати – качественно новый уровень учета процессов печати, переход из плоскости абстрактного в плоскость конкретного.
Это совершенно иной подход, позволяющий в гораздо большей степени задействовать уникальные компетенции поставщика печатных услуг.
Во-первых, почти всегда покопийные контракты заключаются с конкретным соглашением об уровне услуг (SLA), где четко прописывается время реакции поставщика, сроки выполнения работ и устранения проблем. Все заявки проходят через Service-Desk, при помощи которого не составит труда отследить эффективность работы провайдера в процентом отношении.
Во-вторых, вас больше не интересуют количественные характеристики картриджа – сколько копий он отпечатал. Между делом стоит заметить, что мало кто ведет эту статистику. В предыдущей статье мы уже упоминали, что при использовании заправленных и совместимых расходных материалов ресурс картриджа нестабилен и непредсказуем, поэтому он в большинстве случаев не допечатывает заявленное количество отпечатков. Оплачивая картридж (заправленный, совместимый, восстановленный), вы надеетесь, что он без проблем отпечатает заявленное количество страниц. Зачастую надежды не оправдываются.
В-третьих, при таком формате обслуживания вы вправе вместе с провайдером зафиксировать качество печати, которое должно получаться на выходе.
При качественном обслуживании не должно быть:

• полос на отпечатке
• замятия бумаги
• искажения изображения
• точек на бумаге
• частиц тонера на листе
• посторонних шумов при печати

При таком подходе фигурируют и описательные и количественные характеристики. Появляется возможность не только грамотно настроить процессы печати внутри организации, но и всесторонне и всеобъемлюще оценить работу своего поставщика.

За счет чего происходит экономия

Плюсы:

• Освобождение сотрудников от непрофильных задач. Выше мы уже упоминали, что издержки на сотрудников являются серьезной статьей расходов для компании.
• Сокращение расходов. Правильный переход на аутсорсинг сокращает от 10% до 50% расходов на печать.
• Прозрачность услуги. Аутсорсер должен предоставлять как минимум ежемесячные отчеты о напечатанных копиях. Как максимум – посредством программы клиент в любой момент может проверить работу покопийного контракта.
• Покопийный контракт должен сопровождаться соглашением об уровне услуг (SLA), по которому клиент в состоянии проконтролировать эффективность провайдера.
• Один поставщик (аутсорсер) – единая точка ответственности. При недобросовестной работе поставщика все камни полетят в его сторону, потому что он один в ответе за парк, который «приручил».
• Бесперебойная работа. Для каждого аппарата предполагается подменный фонд картриджей. В случае дефекта копии или полного расхода тонера клиент достает картридж из принтера и вставляет новый. Принтер печатает, работа продолжается.
• Проектирование бюджета. Если клиент обладает сведениями о количестве закупаемой бумаги и знает цену копии, то несложно посчитать затраты на печать и заложить данную сумму в бюджет. Никаких дополнительных расходов не должно быть.
• Постоянная техническая поддержка. У каждого пользователя клиента должен быть номер телефона аутсорсера. По любой проблеме, связанной с печатающей техникой, он может позвонить и проконсультироваться напрямую.

Минусы:

• Сложность учета копий на струйных аппаратах. В данной ситуации лучше заменить струйные принтеры на лазерные. Как вариант – отдельно покупать к ним оригинальные чернила и учитывать заявленный ресурс при 5%-ом заполнении листа. Либо вывести струйную печать отдельным блоком в проекте Аутсорсинга и расчет вести не от стоимости копии.
• Форматы бумаги кроме А4. Покопийное обслуживание рассчитано только на формат А4, на остальные форматы оно не распространяется. А3 формат считается как 2 отпечатка А4
• Принтеры без счетчиков. Есть принтеры, на которых нельзя снять показания счетчиков.
• Проблемы внедрения. Внедрение аутсорсинга – это глобальный проект, требующий поддержки регионов (если у клиента разветвлённая сеть филиалов по стране). Его внедрение – продолжительный процесс. Практика показывает, что согласование договора на аутсорсинг затягивается на 2 месяца, а полный запуск на 3-6 месяцев. Кроме того встречается, когда региональные руководители имеют свои интересы в работе с местными поставщиками. Централизация и прозрачность печати снятся им в самых страшных снах, поэтому зачастую они не сотрудничают с провайдером комплексной услуги, а вступают с ним в противоречие.
• Вопросы доверия. Насколько вы психологически готовы передать в чужие руки самую технически простую часть работы отдела ИТ, но при этом самую затратную по времени?

Достоинства и недостатки аутсорсинга

Аутсорсинг офисной печати (он же «покопийное обслуживание», он же «MPS — Managed Print Service») представляет собой комплексное обслуживание печатающей техники, при котором клиент оплачивает только отдельно напечатанную копию/страницу. Под копией стоит понимать одну страницу формата А4, которая является фактическим результатом работы аппарата: распечатанная на принтере, полученная по факсу, скопированная при помощи копира и т. д. (если вы напечатали с двух сторон листа, это будут уже две копии).
На всех новых моделях печатающей техники (копирах, принтерах, МФУ) установлен счетчик производимых копий. В качестве исключения можно выделить такие принтеры как HP LJ 1000 и 1020. При работе с ними, скорее всего, придется ориентироваться на заявленное количество копий при 5% заполнении листа или устанавливать специализированное ПО.
Существует два способа снятия показаний счетчиков: ручной и автоматический. При ручном методе просто распечатывается страница конфигурации печатающего аппарата. Это самый верный способ, но не очень удобный, а данные, полученные подобным образом, сложно учитывать в автоматическом режиме.
Есть и второй вариант: различный софт для мониторинга принтеров (PrintMonitor, PaperCut, Printer Activity Monitor, SNMP Discovery и многие другие). Все эти программы показывают количество напечатанных листов, количество чернил/тонера в картридже, примерный срок замены картриджа и многое другое.
Проблема в том, что софт этот предназначен для работы в сети, и некоторые руководители компаний отказываются устанавливать такой софт с целью обеспечения конфиденциальности внутренних данных.

• наименование клиента (владельца счета) — заполняется в соответствии с наименованием, указанном в учредительной документации;
• отметка банка (отметка уполномоченного лица о дате начала использования КОП);
• сокращенное наименование клиента (владельца счета);
• ф., и., о. лица, чья подпись удостоверяется;
• образец подписи;
• дата заполнения КОП;
• подпись клиента (т. е. владельца счета);
• образец оттиска печати (заполняется, если у клиента имеется печать);
• удостоверительная надпись о свидетельствовании подлинности подписей (заполняется нотариусом или уполномоченным работником банка).

Карточка подписей для юридических лиц: чьи подписи удостоверяют?

Вывод! Мы рассказали, где взять банковскую карточку с образцами подписей: изготовить непосредственно в банке или оформить самостоятельно (но требуется участие нотариуса для удостоверения подписей и печати). Кроме этого, в кредитную организацию может быть представлена надлежащим образом удостоверенная копия КОП из другого банка.

Образец карточки подписей для банка (скачать бланк)

Также ничего не мешает компании, не являющейся кредитной организацией, для своих производственных целей разработать собственный бланк карточки образцов, которая может быть заполнена с контрагентом без участия и банка, и нотариуса.

• Гравировка рисунков и фотографий с помощью лазера;
• Тончайшие сетки толщиной менее 0,1 мм;
• Оригинальный шрифт, разработанный специально для заказчика;
• Элементы защиты в соответствии с ГОСТ Р 51511-2001, используемых для гербовых изображений;
• Ультрафиолетовые, химические и другие контрольные метки;
• Тиснение и др.

• Круглый – с диаметром 38-42 мм;
• Треугольный – равносторонний треугольник, длина стороны которого 38-42 мм;
• Прямоугольный — прямоугольник со сторонами от 35-50 мм до 70-100 мм.

Когда печать организации все-таки нужна

Как видим, хотя печать организации требования не должна соблюдать, но все индивидуальные признаки, позволяющие идентифицировать юридическое лицо, здесь присутствуют (фирменное наименование, ИНН, ОГРН, населенный пункт). Больше о формах и образах печатей ООО можно узнать из видео ниже:

Способ уничтожения определяется комиссией. Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования. Изделия из каучука, резины, полимеров разрезаются на мелкие части или сжигаются, из металла – опиливаются двумя перекрестными линиями. Об уничтожении печатей и штампов составляется акт, который утверждается руководителем. Отметка об уничтожении печатей (штампов) делается в журнале, с проставлением номера и даты акта.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Что должна содержать печать организации и ИП

1. Понятие похищения близко понятию хищения (см. комментарий к ст.158 УК) и является общим для всех случаев обращения или покушения на обращение предмета преступления в собственность виновного независимо от цели и мотивов преступления и от того, представляет ли предмет преступления имущественную ценность.